O relatório de impacto à proteção de dados (RIPD) é uma ferramenta essencial para documentar e avaliar os riscos relacionados ao tratamento de dados pessoais, garantindo conformidade com as regulamentações, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e o GDPR. Este documento permite que as organizações identifiquem, analisem e minimizem os impactos de atividades que envolvem dados pessoais.
A seguir, confira os principais passos para elaborar um RIPD eficaz e as melhores práticas para garantir sua validade e relevância.
1. Entenda a necessidade do RIPD
O RIPD deve ser realizado sempre que o tratamento de dados envolver um risco elevado para os direitos e liberdades dos titulares, como:
- Implementação de novos sistemas que coletam dados pessoais.
- Ações que envolvem processamento em larga escala.
- Compartilhamento de dados com terceiros ou uso de algoritmos automatizados de decisão.
2. Defina o escopo do relatório
Delimitar o escopo é essencial para compreender quais operações de tratamento serão avaliadas.
Perguntas-chave:
- Qual o objetivo do processamento?
- Quais dados pessoais serão coletados e processados?
- Quais departamentos e terceiros estão envolvidos?
3. Mapeie o ciclo de vida dos dados
Documente como os dados pessoais são coletados, armazenados, compartilhados e descartados.
Itens a incluir:
- Fontes de dados pessoais (formulários, integrações etc.).
- Finalidade do uso dos dados.
- Prazo de retenção e políticas de descarte.
4. Avalie os riscos de privacidade
Identifique os riscos potenciais que podem comprometer a privacidade dos titulares. Exemplos de riscos incluem:
- Vazamento de dados sensíveis.
- Uso indevido das informações coletadas.
- Falhas em políticas de acesso e autenticação.
Classifique os riscos com base em:
- Probabilidade de ocorrência: alta, média ou baixa.
- Impacto: grave, moderado ou leve.
5. Proponha medidas de mitigação
Para cada risco identificado, apresente medidas técnicas e organizacionais que reduzam ou eliminem os impactos.
Exemplos de medidas:
- Criptografia de dados.
- Controles de acesso com autenticação multifatorial.
- Treinamento de colaboradores sobre segurança da informação.
6. Documente os responsáveis e as decisões
Inclua no relatório os responsáveis por cada etapa e as decisões tomadas. Isso garante transparência e facilita auditorias futuras.
7. Obtenha aprovação interna
Antes de implementar as ações recomendadas, envie o RIPD para aprovação de áreas-chave, como o setor jurídico, o DPO (encarregado de dados) e a liderança da empresa.
8. Atualize o RIPD periodicamente
O RIPD não deve ser um documento estático. Sempre que houver mudanças nas operações de tratamento de dados, como novas ferramentas ou regulamentações, o relatório deve ser revisado e atualizado.
Modelo resumido de estrutura do RIPD
- Identificação do projeto
- Nome e descrição do projeto.
- Responsáveis pelo processamento.
- Objetivo do tratamento
- Finalidade específica da coleta de dados.
- Descrição dos dados pessoais
- Tipos de dados coletados (nome, CPF, e-mail etc.).
- Categorias de titulares (clientes, funcionários etc.).
- Análise de riscos
- Identificação dos riscos associados ao uso dos dados.
- Impacto e probabilidade de ocorrência.
- Medidas de segurança e mitigação
- Ferramentas e processos implementados.
- Conclusão e recomendações
- Síntese das medidas propostas e prazos de execução.
A elaboração de um relatório de impacto à proteção de dados é uma prática fundamental para empresas que desejam garantir segurança, transparência e conformidade com as legislações de proteção de dados. Além de prevenir riscos, o RIPD fortalece a confiança de clientes e parceiros.
Seguir as etapas corretas na elaboração desse relatório permite à organização identificar vulnerabilidades e adotar medidas proativas, garantindo um ambiente de tratamento de dados mais seguro e eficiente.
